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4 consejos para mantener su oficina funcionando sin problemas y de manera eficiente

El papel de un gerente de oficina es muy variado y requiere mucho trabajo y, a veces, también puede ser bastante estresante. Para que los empleados realicen sus tareas diarias sin problemas, las cosas deben funcionar sin problemas. Esa es una gran responsabilidad.

Si está interesado en actualizar la decoración de su oficina actual, siga leyendo. Hemos reunido 4 consejos para operaciones de oficina eficientes y sin problemas.

Una recepción eficiente

Las primeras impresiones cuentan, por lo que un área de recepción administrada de manera eficiente es esencial en cualquier entorno de oficina. Su recepción debe estar atendida en todo momento durante el horario de oficina para garantizar que los visitantes puedan ser recibidos tan pronto como lleguen.

También es una buena idea asegurarse de que las llamadas entrantes se manejen dentro de un período de tiempo determinado y que nadie quede en espera durante largos períodos de tiempo. Cuanto más eficiente sea su recepción, más profesional aparecerá la empresa.

Proveedores confiables

Otra tarea de un gerente de oficina es encontrar proveedores confiables. Un ejemplo de esto sería asegurarse de utilizar una empresa de mensajería confiable y profesional a la que pueda llamar si un paquete necesita ser recogido o entregado en otro lugar rápidamente. Compañías como Texas Couriers ofrecen una opción de entrega el mismo día las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que tener un servicio de este tipo disponible podría marcar una gran diferencia para su negocio.

Si siente que uno de sus proveedores no está brindando el servicio que espera, solicite una reunión y déjele claro lo que espera de él. Si la situación no mejora, es posible que deba cambiarse a otra empresa.

Mantenga los suministros abastecidos

Reponer las existencias de papelería y otros elementos esenciales de la oficina antes de que se agoten suele ser responsabilidad del director de la oficina y su equipo. Cuando una oficina ocupada se queda sin suministros esenciales, puede tener un efecto dominó y afectar la productividad de los empleados. Por lo tanto, tiene sentido implementar algunos sistemas y controles a prueba de fallas para garantizar que esto no suceda.

También vale la pena pedirle a todo el personal que le informe si tienen la intención de usar grandes cantidades de un producto o si necesitan existencias adicionales de cualquier cosa. Cuanta más información proporcionen, mejor preparado estará.

Contratos de máquinas de oficina

Los equipos de oficina, como fotocopiadoras e impresoras, pueden averiarse sin previo aviso, lo que puede tener graves consecuencias en una oficina ocupada. Si aún no tiene contratos de mantenimiento para estos productos, debería considerar hacerlo. Los precios varían según los servicios que requiera, pero en la mayoría de los casos pagará una tarifa mensual más una tarifa de viaje si corresponde.

Si bien estos costos pueden pesar en su presupuesto anual, pueden valer la pena si considera la interrupción que puede causar cuando el equipo crítico está fuera de servicio durante unos días o incluso semanas.

Un contrato de mantenimiento le da la tranquilidad de que si algo sale mal, no tardará mucho en solucionar los problemas técnicos.

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