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5 formas de proteger documentos confidenciales en el trabajo

¿Su lugar de trabajo sufrió recientemente una brecha de seguridad y todavía está tratando de recuperarse? ¿Es usted un gerente que busca mejorar la seguridad de los datos de su empresa? El primer paso que debe tomar es proteger sus documentos confidenciales. ¿Te preguntas cómo lograrás esto? Este artículo brinda algunos consejos que puede incorporar a su negocio para garantizar la seguridad de sus datos confidenciales.

Practica lo siguiente:

Proteja los documentos confidenciales

1. Adoptar sistemas de bloqueo inteligentes

En una empresa, es posible que no tenga los recursos financieros para comprar un sistema para almacenar sus documentos en la nube. Alternativamente, puede haber documentos confidenciales que debe tener en papel en lugar de papel. Si esto describe su negocio o si utiliza una unidad de almacenamiento físico por algún otro motivo, entonces necesita invertir en casilleros inteligentes.

Taquillas inteligentes tienen funciones digitales que le permiten proteger sus documentos confidenciales. Vienen con características como un escáner de código de barras, cerraduras a prueba de manipulaciones y una pantalla táctil, todo lo cual aumenta la seguridad. Estos casilleros están conectados a un software que su alta gerencia puede usar para monitorear la actividad en los casilleros. Si alguien abre una puerta, el software notifica a la administración.

Con los sistemas de bloqueo inteligente, puede estar seguro de que sus datos confidenciales están seguros, a diferencia de un área de almacenamiento de oficina normal donde son posibles los robos.

2. Practique la eliminación adecuada de documentos

Si usa almacenamiento físico para sus documentos, deberá eliminar periódicamente los documentos que no está usando para liberar espacio.

Lo que importa es cómo se deshace de estos documentos. No tires tus documentos enteros a la papelera, sensibles o no. No tiene idea de dónde podría terminar la basura, lo que aumenta la probabilidad de que los datos de los documentos caigan en las manos equivocadas. Considere siempre triturar sus documentos antes de desecharlos, haga de esto una práctica e informe a su equipo que no deseche ningún documento antes de triturarlos.

3. Restringir el acceso

Restringir el acceso es una de las formas más efectivas de proteger documentos confidenciales. Permita que solo aquellos que necesitan información del documentos Tener acceso.

Sin embargo, la restricción de acceso solo debe cubrir a qué pueden acceder y cuánto tiempo tienen acceso a los datos. No tiene sentido que un empleado use un documento continuamente durante ocho horas. Bueno, podría haber una posibilidad, pero considere limitar el tiempo de acceso a una hora o dos.

Para mayor seguridad, solicite un informe de los datos extraídos de los documentos confidenciales, incluido cómo el miembro los utilizó para realizar sus funciones.

Cuantas menos personas tengan acceso, más seguro será su documento confidencial. Además, si se produce una infracción, sabe exactamente a quién preguntar e investigar, en lugar de interrogar a una oficina entera de 200 personas.

4. Introducir sistemas de autenticación

A menudo ejecuta sus operaciones a través de dispositivos y sistemas como computadoras. Esto significa que tiene datos almacenados en estas tecnologías como carpetas o en cualquier formato.

Por lo tanto, debe configurar nombres de usuario y contraseñas para acceder a los dispositivos o sistemas. Además, debe integrar funciones adicionales para datos confidenciales. Considere la posibilidad de adoptar sistemas de autenticación múltiple. Con esto, luego de ingresar las credenciales, se le enviará un código a su teléfono móvil o correo electrónico, confirmando que usted es el usuario. El sistema solo envía el código al número o dirección de correo electrónico registrados en la computadora bloqueada.

Si tiene un centro de datos que contiene equipos o documentos confidenciales, introduzca un sistema biométrico. El sistema puede requerir reconocimiento facial o escaneo de huellas dactilares.

Invierta en un sistema de administración de contraseñas una vez que haya configurado contraseñas para sus datos. Un sistema de gestión de contraseñas garantiza que su equipo utilice contraseñas seguras y las actualice periódicamente. Las actualizaciones regulares significan que una contraseña no dura demasiado, lo que aumenta las medidas de seguridad.

5. Desarrollar protocolos de seguridad

La mayoría de las infracciones de seguridad en el lugar de trabajo se deben a la falta de experiencia, incluida la ignorancia. Debido a esto, es necesario formular protocolos de seguridad.

Los protocolos de seguridad en su organización guiarán a su equipo sobre cómo proceder Manejo de documentos confidenciales. Por ejemplo, si manejan datos sensibles en un determinado piso, un protocolo podría dictar que dichos datos no deben salir de ese piso bajo ningún concepto. Si es necesario escanear los documentos, se debe hacer en el piso indicado; no se debe dejar papel en la impresora, incluida la impresión independiente de documentos.

La impresión independiente significa que solo un empleado debe imprimir a la vez, sin multitudes ni colas. Un empleado con acceso no autorizado puede ver datos en un documento que se está imprimiendo que no debería ver, poniendo así en peligro la integridad de la información.

Al diseñar las actas, asegúrese de que todos los empleados estén al tanto y que sean fáciles de entender, preferiblemente en forma de viñetas en lugar de párrafos. Debe proporcionar acceso a esta información publicándola en las paredes o mediante una copia impresa.

Conclusión

Los datos confidenciales pueden poner en peligro o arruinar cualquier negocio, según quién obtenga los documentos. Por lo tanto, es importante tomar medidas para garantizar la seguridad de los datos confidenciales frente al acceso no autorizado. Considere implementar las tácticas compartidas en este artículo en su organización y se lo agradecerá en unos años.

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