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5 mejores prácticas para la asignación efectiva de recursos

“Si la asignación de recursos no se realiza correctamente, los proyectos no pueden funcionar de manera eficiente y, en última instancia, perjudican el crecimiento de la empresa. – DOmical Barton

Con razón, la asignación efectiva de recursos es clave para completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Pero eso es a menudo más fácil decirlo que hacerlo, ¿no?

Para lograr una asignación de recursos competente, los gerentes deben considerar las competencias, la experiencia, el costo, la disponibilidad y los intereses de los recursos, entre otras cosas, al asignarlos a los proyectos. Ya sea que el proyecto sea facturable, no facturable o estratégico, es imperativo asignar los recursos adecuados a las oportunidades adecuadas.

Este artículo analiza las mejores prácticas para la asignación eficiente de recursos. Pero primero, entendamos su significado.

¿Por qué es importante la asignación de recursos en la gestión de proyectos?

La asignación de recursos juega un papel crucial en la gestión de proyectos. Es el proceso de identificar y desplegar el recurso correcto con las habilidades correctas en el momento correcto y al costo correcto. Si no se hace correctamente, puede dar lugar a sobrecostos en el cronograma y el presupuesto, el agotamiento de los empleados, la pérdida de calidad y, en última instancia, el desvío de los proyectos.

Mucho más que simplemente delegar trabajo, le permite planificar y preparar la fuerza laboral con anticipación y distribuir de manera efectiva todos los recursos disponibles en múltiples proyectos. Ayuda a reducir significativamente los costos de los recursos del proyecto al permitir que los gerentes implementen recursos globales económicos. Esto también asegura una utilización óptima de los recursos y salvaguarda la rentabilidad.

Además, la asignación efectiva de recursos aumenta la satisfacción del cliente. moral de los empleados y productividad. Esto aumenta la eficiencia del trabajo en una organización y asegura la ejecución exitosa del proyecto.

Dada la importancia de la asignación de recursos, revisemos algunas mejores prácticas para asignar recursos de manera efectiva.

5 mejores prácticas para la asignación efectiva de recursos

Aquí hay cinco formas de distribuir de manera efectiva los recursos disponibles en múltiples proyectos.

Cree un plan de proyecto con una EDT detallada

Definir la estructura de desglose del trabajo o WBS es esencial para crear un plan de proyecto. Ayuda a dividir el proyecto en múltiples tareas y subtareas para una división sistemática del trabajo.

También se utiliza para determinar los recursos necesarios para cada tarea y construir sus dependencias por adelantado. Esto aclara qué trabajo debe realizarse para lograr los entregables del proyecto y organiza el trabajo de un equipo en componentes manejables. Una vez que la WBS está lista, los gerentes pueden comenzar la estimación de recursos.

Analizar los requisitos de recursos para las tareas del proyecto.

Después de definir los entregables del proyecto y la EDT, el director del proyecto estima los recursos e inicia el proceso de requisitos. En consecuencia, el administrador de recursos analiza las necesidades del proyecto e identifica los recursos cuyas habilidades coinciden con los requisitos del proyecto.

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, puede requerir tanto recursos humanos como no humanos. Para los recursos humanos es necesario identificar las habilidades y la disponibilidad. Para un recurso no humano como equipo, herramientas, etc., es fundamental determinar las especificaciones antes de asignarlo a una tarea.

Utilice la planificación de capacidad para proyectos de canalización

El administrador de recursos primero evalúa la brecha entre la capacidad actual y la demanda, y luego identifica el exceso o la escasez de recursos. En consecuencia, pueden tomar varias medidas para cerrar la brecha. Se puede reducir el exceso de recursos, por ejemplo, adelantando proyectos, ajustando cronogramas, capacitando o vendiendo el exceso de capacidad, etc.

Si hay una falta de recursos, esto se puede abordar mediante la contratación de una mano de obra permanente o temporal, según el cronograma del proyecto, etc. Por lo tanto, pronosticar y medir la brecha de forma proactiva elimina el riesgo de contrataciones de última hora y ayuda a optimizar la fuerza laboral para los proyectos en curso.

Implementar nuestra estrategia de rotación y reposición

Puede haber momentos en que un proyecto crítico requiera un recurso con experiencia especializada. Sin embargo, estos recursos ya están reservados para algunos otros proyectos y, por lo tanto, es difícil cubrir estos puestos. Al mismo tiempo, también puede ser costoso contratar un recurso crítico con el mismo nivel de experiencia en el último minuto.

En este caso, el administrador de recursos puede implementar una estrategia de rotación externa y reposición para ayudar a cubrir los puestos críticos. Aquí, el gerente busca los proyectos en los que puede rotar el recurso crítico con un relleno adecuado para que el proyecto actual no se detenga.

Supervisar y rastrear el uso de recursos

Para agilizar un proceso de asignación de recursos eficiente, es necesario realizar un seguimiento cuidadoso del rendimiento de cada recurso. Esto ayuda a controlar si los recursos están sobreutilizados o subutilizados.

con Soluciones de gestión de recursosLos gerentes pueden ver mapas de calor y pronósticos de utilización en tiempo real en comparación con los informes reales, lo que brinda una descripción general de la utilización de recursos. Estos conocimientos basados ​​en datos ayudan a implementar acciones correctivas. Por lo tanto, facilita a los gerentes mejorar la productividad y optimizar el índice de salud de los recursos.

La conclusión.

Dado que los recursos son la inversión más cara de la empresa, es importante utilizarlos de manera eficaz. Las mejores prácticas anteriores junto con la solución de administración de recursos adecuada lo ayudarán a garantizar una asignación competente y utilizarla de manera productiva. tan creciente trabaja eficientemente y asegurar la entrega exitosa del proyecto.

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