¿Cómo es tu escritorio? ¿Se puede tomar como modelo de precisión? ¿O hay tal oscuridad de los símbolos que da miedo mirar? Suponga que pospuso la organización de datos en su computadora durante mucho tiempo porque la tarea parecía demasiado compleja y desafiante o porque no sabía por dónde empezar. En ese caso, nuestros consejos para perfeccionar el arte de organizar directorios y archivos te serán de utilidad. Vamos a empezar.
Consejo n.º 1. Tenga cuidado al elegir el sistema de una organización
La mayoría de la gente todavía no está organizada porque lleva tiempo poner las cosas en orden. Lo primero que lleva tiempo es definir el sistema organizativo. Esta es una cuestión de preferencia personal. No podemos darle instrucciones claras, pero podemos ofrecerle comenzar con un sistema basado en distinguir archivos por usuario de la computadora (por ejemplo, “Mis archivos”, “Archivos de esposa”, “Archivos de hijo”). En Mis archivos, puede crear carpetas personales y de trabajo. Puede haber duplicaciones: por ejemplo, las mismas canciones o fotos. Por lo tanto, es posible que desee crear un directorio familiar para archivos compartidos. Otro enfoque puede basarse en la “importancia ahora”. Los archivos con los que todavía tiene que familiarizarse están en el mismo directorio. Ya visto pero aún no “llevado a trabajar” en otro. Proyectos actuales, activos – en el tercero. Y todos los demás archivos están en el cuarto.
Piense detenidamente en sus opciones: cambiar el enfoque cuando falla será muy difícil. Antes de implementar cualquier sistema, observe bien sus archivos y asegúrese de que se ajusten bien a la nueva rutina.
Consejo n.º 2. Una vez que haya decidido el sistema, manténgalo claramente
Nada tiene más sentido que pasar horas clasificando todos los archivos y guardando los documentos recién descargados en el “escritorio”. Siempre se debe mantener la disciplina: después de recibir un archivo nuevo, dedique unos segundos más y colóquelo en el lugar correcto. De lo contrario, en un mes o dos, te encontrarás en una situación aún peor que antes: la mitad de los archivos están organizados y la otra mitad en un lío, y no podrás resolver ese lío.
Consejo n.° 3. Elija la raíz de la estructura
Nunca coloque la raíz del sistema en carpetas como “Mis documentos”. Esto permite que los desarrolladores del sistema operativo decidan qué estructura de directorio funciona mejor para usted. ¡En su lugar, construya su sistema organizativo desde cero! Probablemente el mejor lugar para esto sería la unidad “D:” (si tiene una). De esta manera, todos sus archivos están en una partición y el sistema operativo y los programas están en otra.
Consejo n.º 4. No tengas miedo a la profundidad excesiva
Cree tantos niveles de subdirectorios como sea necesario. Haga esto cada vez que vea la oportunidad de agrupar un conjunto de archivos relacionados en una carpeta separada. Combine todas las canciones en un álbum, fotos de unas vacaciones y documentos de un cliente en subdirectorios. Debo decir que, como con cualquier negocio, esto puede llevar las cosas demasiado lejos: si está creando un subdirectorio para almacenar un solo archivo, probablemente se esté excediendo. Por otro lado, la creación de un sistema rudimentario de dos niveles no le permitirá organizar sus datos.
Consejo n.° 5. Sea inteligente al nombrar archivos y carpetas
Otro consejo que no hace falta decir: nunca cree archivos con nombres sin sentido como “Documento1.doc” o directorios como “Nueva carpeta (2)”. Tómese una docena de segundos y piense en un nombre que describa exactamente lo que hay en el archivo o la carpeta. Simplemente no pongas todo el contenido en el título. Tenga cuidado con los nombres de archivo largos. ¡Un nombre lacónico es suficiente para un archivo correctamente localizado!
Consejo n.º 6. Usa atajos en todas partes
Probablemente el consejo más valioso e importante. La vinculación permite que el archivo esté en dos ubicaciones a la vez. ¿Por qué es necesario? Los archivos y directorios de todos los sistemas operativos modernos están organizados en una estructura jerárquica. Esto significa que cada objeto (archivo o carpeta) puede tener solo un padre o, en otras palabras, puede residir en un solo directorio. Esta estructura es como un árbol con ramas de directorio y hojas de archivo. Los enlaces permiten que un archivo esté en el mismo directorio y un icono que hace referencia a él se puede colocar en cualquier lugar. Al hacer doble clic en el icono, se abre el archivo original como si hubiera hecho clic directamente en él, simplemente inteligente.
Consejo n.° 7. Comparta archivos fácilmente con un servicio de almacenamiento en la nube
Imagine que después de organizar sus archivos, necesita enviar un archivo multimedia grande, un dibujo CAD, un archivo de video grande o un informe con muchos gráficos a sus colegas o amigos.
Aproveche el almacenamiento en la nube que le permite Envía y comparte archivos grandes rápidamente para todos en cualquier dispositivo. Cree un enlace compartido para compartir contenido con otro usuario. Puede enviar archivos de menos de un gigabyte sin perder espacio en su cuenta. Los destinatarios pueden ver y descargar su archivo incluso si no tienen una cuenta con el servicio de almacenamiento en la nube que está utilizando.
ultimas palabras
Para todos los lectores que deseen organizar archivos y directorios en una estructura coherente y lógicamente organizada, hemos preparado esta guía de organización.