El mundo avanzó lentamente hacia el trabajo remoto durante años antes del brote de COVID-19. Pero con la pandemia, el ritmo de contratación de personal se ha disparado. Hoy en día, miles de empresas trabajan de forma remota y muchas de ellas no tienen planes de traer a sus empleados de regreso a las oficinas una vez que se levanten las restricciones.
Si has decidido trabajar con una agencia de diseño a distancia, te resultará muy útil nuestra guía. Aquí, presentamos los principales desafíos relacionados con el trabajo remoto y discutimos formas de superarlos fácilmente.
Trabajo remoto: pros y contras
Por un lado, la tendencia del trabajo remoto está cambiando la vida de las personas para bien. Da a los trabajadores libertad de movimiento sin restricciones. También permite a las empresas contratar empleados de diferentes ubicaciones, accediendo así al grupo de talentos global sin restricciones geográficas.
Por otro lado, no todas las personas están preparadas para trabajar de forma remota. La comunicación en línea y el trabajo asincrónico en los programas de gestión de proyectos no son para todos. Muchos trabajadores extrañan la charla amistosa junto a la máquina de café o una acalorada discusión de diseño en la sala de reuniones. Entonces, si planea crear un proyecto de diseño con un equipo remoto, debe considerar los posibles obstáculos y cuellos de botella de este proceso.
¿Por qué el trabajo remoto es difícil para los equipos?
Cuando los empleados trabajan por separado, todos en casa o en la oficina, la comunicación se vuelve errática e interrumpida. Por lo tanto, la falta de colaboración cara a cara continua puede dificultar el entendimiento mutuo y reducir la productividad del equipo. Los problemas más comunes informados por los equipos de diseño remotos son:
- Comentarios incorrectos. Los trabajadores remotos a menudo se quejan de recibir comentarios tardíos o incompletos. A otros no les gusta que el proceso de retroalimentación sea demasiado formal y burocrático. Trabajar aislado suele bajar la autoestima del profesional y la retroalimentación negativa empeora la situación.
- Falta de comunicación personal.. Las personas a menudo informan sobre la falta de comunicación cara a cara y el aislamiento social en entornos de trabajo remotos. Ninguna herramienta de gestión de proyectos o seguimiento de tareas puede dar a los empleados una sensación de presencia real en una oficina llena de gente con su atmósfera única. Como resultado, su productividad y la calidad de la dinámica del equipo se erosionan.
- Compromiso con los objetivos del proyecto.. Cuando el equipo trabaja en conjunto en una sala y discute el proyecto todos los días, se vuelve mucho más fácil concentrarse en la meta. Una vez que los colaboradores están divididos, pueden perder la noción del progreso del proyecto y perderse algunos detalles nuevos e importantes. La información se pierde fácilmente en los canales en línea.
Todos estos problemas surgen de la forma de trabajar a distancia. Las personas no pueden funcionar bien de forma aislada ya que se interrumpe la dinámica del equipo. Los miembros del equipo no se sienten parte de un todo mayor y cada uno trabaja en su propia dirección, lo que genera mucha heterogeneidad y contradicción dentro del proyecto.
La buena noticia es que estos problemas son manejables. Así es como puedes abordarlos.
Soluciones a los desafíos del trabajo en equipo remoto
Ahora veamos qué puede hacer para minimizar el impacto perjudicial del trabajo remoto en la productividad de su equipo de diseño.
#1 Comentarios
Dado que los principales problemas con la retroalimentación son los retrasos y la burocracia excesiva, puede tomar medidas para abordar estos aspectos negativos. En primer lugar, es importante elegir la herramienta adecuada para recopilar y distribuir comentarios que sea adecuada para todos los empleados. Elija una plataforma con una incorporación rápida y sin conocimientos especializados para usar. Será mucho más fácil lograr que todos participen cuando la barrera de entrada sea baja.
En segundo lugar, debe concentrarse en una herramienta y ceñirse a ella para evitar la confusión de los empleados o la duplicación de datos. Obtendrá rápidamente tiempos de respuesta más cortos y menos datos perdidos cuando todos trabajen en un canal. No se pierde información en el proceso de comunicación cuando todos tienen un único punto de referencia desde el cual obtener todas las instrucciones y actualizaciones.
Finalmente, debe abordar el retraso en la retroalimentación, ya que este inconveniente es el principal asesino de la productividad del equipo. Establezca un tiempo específico para recopilar comentarios y anime a todos los empleados a cumplir ese horario.
#2 Comunicación natural
Se vuelve más difícil cuando se trata de una comunicación natural y personal dentro del equipo. Es imposible imitar un entorno fuera de línea cuando todos los miembros del equipo están muy separados. Aún así, hay algunas cosas que puede hacer para agregar el componente de comunicación informal al flujo de trabajo.
- Programe sesiones de colaboración para el equipo sin estructura y dele tiempo libre a la discusión creativa.
- Dedique algo de tiempo en cada reunión para la discusión informal de asuntos personales y la construcción de relaciones. Esta técnica ayuda a los empleados a conocerse mejor y generar confianza.
- Organice videoconferencias al estilo de la oficina para que todos participen en un proceso de trabajo continuo. Los miembros del equipo pueden permanecer en línea, trabajar con sus micrófonos silenciados y reactivar el sonido en el momento en que tengan una pregunta o un comentario. Este arreglo puede imitar conversaciones reales en una oficina, dando a los empleados un sentido de pertenencia a un equipo.
#3 Centrarse en los objetivos del proyecto
Para mantener el enfoque en los objetivos más amplios del proyecto, cada colaborador debe estar informado de los cambios y actualizaciones en curso. Mantener tal nivel de puntualidad no es fácil cuando todos trabajan de forma remota y tienen que estudiar toda la documentación de forma independiente. No todos revisarán múltiples archivos y grabaciones de reuniones. La mayoría de los empleados probablemente se darán por vencidos en el medio y ahorrarán tiempo.
¿Qué puedes hacer para remediar la situación?
Aquí hay algunos consejos rápidos:
- Organice una única base de datos con toda la documentación del proyecto. Debería ser algo así como un wiki, con un arreglo y una estructura claros para que todos puedan encontrar rápidamente los datos que necesitan.
- Mantenga la documentación informativa y concisa. Tenga en cuenta que no todos sus colegas, pero los no expertos pueden necesitar estudiar estos archivos. Así que mantén las cosas simples.
- Manténgase en contacto con el equipo y discuta el progreso. Es importante verificar de vez en cuando que se está moviendo en la dirección correcta; puede ser un gran ahorro de tiempo.
Puedes hacerlo
Esa es la fórmula para trabajar de manera efectiva con equipos remotos. Como puede ver, el secreto de la productividad y la comunicación efectiva radica en comprender la diferencia entre la oficina y el trabajo remoto. Al minimizar la tensión del aislamiento y brindar apoyo a los empleados, puede lograr resultados similares a los de un equipo interno.