La facturación precisa es un componente contable fundamental para cualquier contratista independiente o propietario de una pequeña empresa. Ya sea que trabaje con una tarifa fija o facture por hora, una factura clara y fácil de leer puede ayudarlo a lucir profesional y recibir su pago a tiempo.
No es fácil ser propietario de una pequeña empresa o contratista independiente. Será responsable de administrar todos los aspectos de las operaciones de la empresa, incluida la contabilidad. Y seguro que tienes preguntas sobre la gestión del tiempo. Bueno, un enfoque es crear estimaciones y facturas de manera efectiva.
Eso es más difícil de decir que de hacer. Debido a los costos, los pagos notoriamente lentos y la naturaleza general de un negocio con mucho crédito, es fácil meterse en problemas. Le pagarán más rápido y evitará el peor de los casos de quedarse sin dinero cuando cree facturas precisas y oportunas.
Existen varios métodos de facturación, pero cualquiera que sea el método que elija, siempre debe proporcionar a sus clientes una factura de contratista confiable y pulida.
¿Qué información debe incluirse en una factura y qué debe aparecer en una factura de contratista de una sociedad de responsabilidad limitada? Esto es algo a tener en cuenta cuando se trabaja por cuenta propia. La clave es comprender los procedimientos adecuados de facturación del cliente y crear información de facturación precisa por adelantado.
Sería mejor si facturara por los servicios que brinda a su cliente o cliente, ya sea que sea un propietario único o propietario de un negocio que opere a su nombre. Entonces, cada vez que su cliente o clientes pueden realizar un pago. Puede crear su factura para contratistas independientes.
Qué debe incluirse en la factura
1. Información personal
Puede parecer obvio incluir su información personal en una factura de contratista, pero recuerde que su cliente a menudo recibirá varias facturas mensuales. Te mantendrás más estructurado si pones tu nombre completo o el nombre de la empresa en la parte superior. Añade tu dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico con tus datos de contacto. También puede incluir su sitio web personal y el logotipo de la empresa para mantener la coherencia de la marca, si tiene uno.
2. Información del cliente
La información del cliente que proporcione a continuación debe usarse para identificar a la parte a la que se factura. Asegúrese de incluir el nombre, la dirección y el número de teléfono de su cliente.
Insertar la información del cliente es crucial después de agregar su información al encabezado. Comuníquese con el cliente con anticipación para obtener la información de contacto del cliente y asegurarse de que toda la información en la factura sea correcta.
Cuando trabaja con grandes clientes o empresas, a menudo tienen su propio departamento de facturación con información de contacto que difiere de la información de contacto estándar de la empresa.
Es importante capturar con precisión toda la información relevante del cliente. No desea que todos sus esfuerzos en la creación de una factura se desperdicien solo porque proporcionó la información de contacto del cliente incorrecta. La reputación de su pequeña empresa como contratista independiente se verá afectada por esta apariencia de falta de profesionalismo.
3. Detalles de facturación
Incluya la fecha en que envía la factura y un número de factura en la parte superior de la factura del contratista. Use un número de factura para realizar un seguimiento de las facturas que envía.
Debe asignar un número de factura único a cada factura que cree. Esto es más importante de lo que piensas. Dado que es más fácil de consultar, la asignación de números de factura también puede ayudarlo a usted y a su cliente con el mantenimiento de registros. Asignar un número es un excelente enfoque para organizar sus facturas anteriores si desea revisar una específica.
Los autónomos pueden encontrar rápidamente la factura con estos números asignados con un software de contabilidad actualizado. La forma más fácil de asignar un número a sus facturas es comenzar en 1, como en #001, #002, etc.
4. Desglose de Servicios
Los servicios que proporciona se describen completamente en el texto de su factura de contratista. Aquí es donde puede ser útil estar preparado para las preguntas de sus clientes y brindarles la información que necesitan de antemano. Incluya una lista de cada servicio o producto que haya contratado, junto con información sobre la cantidad, el precio, los cargos adicionales incurridos, el subtotal, el total general y los datos o las horas dedicadas. Asegúrese de que esta sección sea fácil de leer y comprender. Siempre revise su ortografía, gramática y matemáticas y asegúrese de que los servicios que enumere sean consistentes con los términos originales que usted y su cliente acordaron.
Encuentre una plantilla de factura de contratista predeterminada personalizable en línea si no desea comenzar desde cero. Elegir la mejor aplicación de facturas de contratistas le ahorrará mucho tiempo.
5. Detalles de pago
Una sección de información de pago sirve como un práctico recordatorio para su cliente sobre cómo y cuándo pagar. Agregue términos y condiciones, una fecha de vencimiento e información sobre cómo pueden pagarle. Confirme nuevamente que esta información coincida con el primer contrato que discutió y acordó.
Siempre que recargues tus gastos
Los gastos que usted y su cliente o cliente hayan acordado de antemano pueden ser recuperables. Si es así, deberás incluirlos en tus facturas a tu cliente o cliente en el séptimo paso.
Antes de recargarlos, también debe “dar cuenta” de los gastos. Consulte nuestro otro artículo para obtener información sobre los costos de recarga. Esto ilustra cómo funciona el proceso de compensación. Usted determina el monto total a pagar después de que los gastos se hayan contabilizado con precisión y se haya reembolsado el IVA.
Pago de facturas – foto de pixabay by kreatkar
7. Notas
Considere agregar una sección para notas. Aunque fácil de ignorar, este aspecto es esencial. Puede agregar una nota rápida aquí agradeciéndole por su negocio o algo más íntimo. Este espacio está disponible para que su cliente responda a cualquier pregunta o comentario adicional.
Consejos para pagos más rápidos
1. Comprender la diferencia entre vencido y adeudado
Los ciclos largos de facturación y pago son típicos en la industria de la construcción. Un mes después suele ser lo más pronto que se deben realizar los pagos. Sin embargo, eso no le impide esperar ese dinero antes. De cualquier manera, lo cobras porque te lo mereces. Por lo tanto, tiene sentido intentar una recogida lo antes posible.
Por lo tanto, la madurez también implica madurez. 30 netos no significa que el cliente tenga 30 días para conservar la factura antes de revisarla. Significa que está vencido después de 31 días. Tienes todo el derecho a exigir ese dinero cuando llegue ese día y debes esperar que esté en tu cuenta.
2. Usa los descuentos como incentivo
Sin embargo, los contratistas exitosos han descubierto que incluir descuentos en sus condiciones de pago puede generar menos facturas impagas. Una vez abandonado y registrado como “Deuda incobrable”, es un reembolso del 100%. Para evitar la molestia y la pérdida de tiempo asociadas con el seguimiento de clientes que tienen muchos meses de retraso, puede valer la pena ofrecer un pequeño descuento por pagos anticipados. Un pequeño cheque “en el correo” no vale tanto como uno en la mano.
3. Desmoralizar los pagos atrasados
Ya te estás quedando corto cuando tienes que ejercer presión sobre las facturas vencidas. En cambio, los contratistas podrían tomar la iniciativa e incluir multas por pago atrasado en sus contratos. Esto puede incluir parte de los intereses devengados sobre los montos vencidos. Además, podría representar su derecho al reembolso de los costos incurridos en la búsqueda de deudas impagas.
4. Realice un seguimiento de sus cuentas por cobrar con herramientas
Utiliza hojas de cálculo para realizar un seguimiento de quién le debe qué y cuándo es difícil. Esto es casi imposible cuando se utilizan facturas en papel. Sin embargo, los contratistas pueden estar seguros de que su software de contabilidad laboral siempre está actualizado con facturas y transacciones de caja registradora cuando pueden ejecutar informes de antigüedad directamente desde él.
Al observar estos intervalos de tiempo, puede predecir mejor las próximas obligaciones y las áreas en las que las cuentas por cobrar no cobradas podrían limitar su flujo de caja. Además, un único punto de referencia proporciona a su empresa constructora una única fuente de realidad. De esta forma, todos están informados sobre el estado de los proyectos y qué clientes ya han recibido facturas.
5. Implementar procedimientos proactivos
Cuando nadie es responsable de los cobros agresivos, a menudo resulta en serias deficiencias en los flujos de efectivo de los contratistas. En la práctica, a menudo no existe ningún procedimiento. Los gerentes de proyecto pueden pensar que la contabilidad seguirá. Contabilidad podría pensar que el PM está a cargo. La factura de un cliente está pendiente porque nadie le ha hablado en los últimos dos meses y está sobre su escritorio.
Cada contratista puede elegir lo que funciona mejor para su proceso, pero las mejores soluciones suelen ser las más sencillas. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo deberían tardar los clientes en recibir una llamada telefónica educada de 30 segundos? ¿Cuántos días deben pasar antes de que un cliente reciba un correo electrónico o carta oficial? ¿Cuándo habrá otra secuela? Los clientes a menudo solo necesitan un recordatorio cortés. Solo necesitan que se les informe que a alguien le falta el cheque antes de que estén listos para enviar uno.
Conclusión
Es posible que pueda crear sus facturas directamente en el sitio web si su empresa utiliza un sistema de registro en línea. Además, el sistema proporciona todos los detalles de facturación precisos para su pequeña empresa, si ese es el caso. Hace todos los cálculos en su nombre. Además de calcular el IVA por ti, esto incluye tu tiempo imputable y los gastos que repercutes.