Hacer un presupuesto para su viaje de negocios puede ser abrumador y consumir mucho tiempo.
Sin embargo, la elaborada organización y la lógica que conlleva la planificación de un viaje de negocios ha demostrado valer la pena.
De hecho, cada año se realizan 445 millones de viajes de negocios, y el 88% de esos viajes se consideran exitosos.
A continuación, reunimos ocho consejos para crear un presupuesto de viajes corporativos. Así que sigue leyendo para descubrir cómo liderar un viaje que valga la pena tu inversión.
estar bien informado
La creación de un presupuesto corporativo requiere una comprensión de lo que implica un viaje de negocios.
Sin este conocimiento, usted y sus empleados pueden encontrar muchos problemas e inconvenientes, tales como: B. Falta de dinero, mal alojamiento o problemas con la declaración de la renta.
El administrador de viajes puede querer crear una lista de verificación detallada o seguir una guía de viajes corporativos para asegurarse de que no se cometan errores evitables.
Si no hay tiempo disponible para una adecuada educación y planificación de viajes, debe considerar contratar a un agente de viajes.
Establecer una política oficial de viajes
Cualquier empresa que envíe empleados en viajes de negocios debe contar con una política de viajes. Si bien las políticas de cada compañía pueden diferir, generalmente tienen el mismo propósito, que es proporcionar procedimientos e instrucciones relacionados con los viajes.
Algunas cosas incluidas en una póliza de viaje son:
- Costes permitidos para reservas y comidas
- Circunstancias especiales y reglas de cambio de costos
- Proveedores preferidos de empresas
- Proceso de autorización de viaje y restricciones
- Reembolso Permitido y Procedimiento
- Gasto aprobado para personal y planificación
- seguro de viaje
- registrar documentación
El personal y la gerencia presentes revisan con frecuencia una política de viajes. Por lo tanto, debe ser profesional, minucioso y detallado.
Consultar fondos disponibles
El costo generalmente aceptado de los viajes de negocios para cada año es el 10% de la facturación anual de la empresa.
Si el 10 % de los ingresos de la empresa aún debe asignarse a otros proyectos o gastos, esta cifra en dólares puede proporcionar una línea de base razonable.
De lo contrario, calcule una cantidad en dólares que pueda gastar cómodamente en el viaje y planifique en consecuencia.
Seleccionar empleados participantes
Cada vez que agrega un empleado a su viaje de negocios, la cantidad total asignada a cada persona disminuye significativamente.
Para garantizar que todo el personal tenga un alojamiento adecuado y que no se desperdicien fondos, tenga en cuenta quién asiste.
Piense en qué empleados son perjudiciales para el éxito del viaje de negocios y limite la participación a la menor cantidad de personas posible.
En general, los siguientes empleados deben participar en un viaje de negocios:
- El gerente responsable del proyecto.
- Los empleados tenían que hacer el trabajo.
- El empleado responsable de la comunicación.
A menudo, los miembros del personal mencionados anteriormente son la misma persona y una persona puede completar el viaje.
Calcular gastos de viaje
Muchos componentes de un viaje de negocios deben agregarse al presupuesto de una empresa.
El dinero se destina a:
- comida
- Alojamiento
- Billetes de viaje o reembolso de combustible
- fondo de emergencia
- salario
- Taxis o servicios de viajes compartidos
- eventos
- Otro
Una vez que sepa qué incluir en su presupuesto, puede comenzar a planificar.
Investigue el precio estimado
La parte más difícil de crear un presupuesto de viajes corporativos es determinar dónde se gastará su dinero.
Debido a que los viajes de negocios generalmente se realizan en una ciudad o área desconocida con un valor monetario significativamente diferente, decidir qué compañías ofrecen tarifas razonables es una molestia.
Por ejemplo, un hotel de cinco estrellas en California puede costar $400 por noche, mientras que un hotel de cinco estrellas en Georgia puede costar $100 por noche.
La mejor manera de determinar si el precio es justo es investigar el costo y calcular el precio promedio según la revisión.
Por ejemplo, si te encuentras con tres restaurantes de cuatro estrellas que sirven la cena por alrededor de $12 por persona, es posible que un restaurante de dos estrellas que sirva platos por $18 no ofrezca precios justos.
Calcula el precio medio de cada edición de tu lista y realiza tus reservas en consecuencia.
encontrar descuentos
Muchas empresas, como hoteles y restaurantes, ofrecen descuentos corporativos.
Mientras considera sus opciones, tómese un tiempo para comunicarse con cada compañía para analizar si los descuentos para viajeros de negocios están disponibles o no.
En general, la mayoría de las grandes empresas se complacen en proporcionar viviendas y servicios asequibles a sus empleados si consideran que sus descuentos aumentarán los ingresos futuros de su negocio.
Sea sensato al gastar
Al planificar el presupuesto de su equipo, es fácil gastar demasiado en extravagancias o gastar menos en lo esencial.
Puede evitar la asignación incorrecta de fondos al considerar lo que es esencial para su viaje y la satisfacción de los empleados.
- Asegúrese de que sus empleados tengan suficiente dinero para alimentarse de manera eficiente mientras viajan.
- Limite el número de salidas de empresa y actividades no relacionadas con el trabajo.
- Coma en restaurantes que sean económicos u ofrezcan descuentos.
- Siempre que sea posible y apropiado, permita que sus empleados compartan alojamiento, viajes y comidas.
- Utilice conjeturas fundamentadas para determinar el valor de cada gasto.
Una vez que se haya establecido el presupuesto oficial, apéguese a él lo más estrictamente posible.
La creación de un presupuesto de viajes corporativos requiere una cuidadosa investigación, tiempo, financiación y reflexión.
Al ser razonable, realista y educado, puede desarrollar un presupuesto que ofrezca precios justos para todos los gastos y mantenga a los empleados contentos con sus decisiones.