El 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, dirigió el discurso de 1954 a la Segunda Asamblea del Consejo Mundial de Iglesias, dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente”.
Este principio o concepto luego formó la base de la Matriz de Prioridades de Eisenhower. Esta matriz ayuda a organizar y completar tareas en función de sus prioridades. Eventualmente puede ayudarlo a ser más productivo.
Primero, echemos un vistazo a la Matriz de prioridades de Eisenhower para entenderlo.
La matriz de prioridades de Eisenhower
Como podemos ver, la matriz de prioridades de Eisenhower consta de cuatro cuadrantes. Eres:
- urgente e importante
- Urgente y no importante
- No urgente e importante
- No urgente y no importante
Se puede asignar un atributo a cada uno de los cuadrantes.
- Urgente e importante – HACER
- Urgente y no importante – delegar
- No urgente e importante – plan
- No urgente y no importante: eliminar
Puede clasificar las tareas en cuatro cuadrantes según la urgencia y la importancia utilizando la matriz de prioridades de Eisenhower. Como se ha descrito, puede tomar medidas que pueden aumentar su productividad.
Hacer las tareas urgentes e importantes.
Las tareas en este cuadrante requieren su atención inmediata. Debe completarlos lo antes posible. Digamos que es el final del año fiscal. Como propietario de un negocio, la tarea más importante y urgente debe ser poner en orden sus libros financieros. Por lo tanto, tareas como contar sus hojas de cuenta, cerrar pagos pendientes y otras tareas relacionadas con las finanzas deben realizarse de inmediato.
Delegar las tareas urgentes pero no importantes
Las tareas en este cuadrante son urgentes pero no necesariamente requieren su atención. Se pueden transmitir a otros, p. B. a los miembros de su equipo. Además, las tareas delegadas no tienen que ser completadas en su totalidad por la persona asignada. Puede tomar la primera acción mientras puede hacer un seguimiento más tarde.
Por ejemplo, puede pedirle a su gerente de desarrollo comercial que complete los procesos iniciales de cierre de un cliente. Luego puede completar el proceso más tarde cuando tenga tiempo.
Planifica las tareas que no son urgentes pero sí importantes
Una vez que haya terminado con las tareas urgentes e importantes, puede planificar las tareas en este cuadrante. Estas tareas son importantes pero no requieren su atención inmediata. Además, debido a su importancia, no se pueden compartir con otros. Estas tareas deben ser completadas por usted. Sin embargo, los realiza en una fecha posterior y los programa en consecuencia.
Por ejemplo, como administrador de proyectos, puede programar la revisión del presupuesto de su proyecto más adelante. Esta tarea se puede hacer a voluntad, pero requiere su atención.
Eliminar las tareas que no son urgentes y no importantes
Las tareas que se encuentran en este cuadrante se pueden eliminar por completo. No agregan valor, agregan desorden y pierden tiempo. Se les puede llamar “asesinos de la productividad”. Estas tareas solo se pueden realizar cuando tiene tiempo libre o necesita tomar un descanso del trabajo. Los ejemplos de tareas que se pueden eliminar incluyen eliminar correos electrónicos antiguos, revisar las redes sociales o jugar juegos.
Cómo ayuda la matriz de prioridades de Eisenhower a mejorar la productividad
Matriz de prioridades de Eisenhower nos ayuda a descubrir cómo usar nuestro tiempo. Los siguientes dos factores asociados con la matriz ayudan a mejorar nuestra productividad.
Organizar tareas en cuadrantes
Debido a que las tareas están organizadas en diferentes cuadrantes, sabemos qué tareas deben realizarse con urgencia. Asimismo, también tenemos una idea de qué tareas debemos hacer nosotros mismos y cuáles se pueden pasar a otros. Abordar y completar las tareas de esta manera ayuda a aprovechar al máximo el tiempo que tenemos. También asegura que no haya retrasos en las tareas y que cada tarea se complete a tiempo.
administrar el tiempo
La matriz de prioridades de Eisenhower ayuda a asignar mejor su tiempo a las tareas. En última instancia, esto ayuda con la gestión del tiempo. Por ejemplo, al priorizar y priorizar tareas, sabrá qué tarea necesita su tiempo primero. Según la duración requerida para completar la tarea y la fecha límite, puede administrar mejor su tiempo editando la tarea en consecuencia.
Eliminación del comportamiento improductivo
La Matriz de Prioridades de Eisenhower ayuda a renunciar conscientemente a hábitos o comportamientos que hacen perder el tiempo. Por ejemplo, cada vez que desee desplazarse sin pensar por las redes sociales, debe echar un vistazo a la Matriz de prioridades de Eisenhower. Te seguirá recordando que la actividad no es fructífera. En su lugar, debe centrar su tiempo y atención en realizar otras tareas en los cuadrantes HACER, PLANIFICAR o DELEGAR.
Consejos de la matriz de prioridades de Eisenhower
Estos son algunos consejos que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo la Matriz de prioridades de Eisenhower.
Código de colores de los cuadrantes
Los seres humanos son criaturas visuales y responden a estímulos visuales. Asignar colores a los cuadrantes puede ayudarlo a comprender mejor y más rápido la gravedad de la situación. Esto asegurará que complete las tareas de manera más efectiva. Por ejemplo, puede colorear el cuadrante DO en rojo para indicar la urgencia de esas tareas. Asimismo, puede colorear el cuadrante PLANEAR de amarillo, el cuadrante DELEGAR de verde y el cuadrante ELIMINAR de gris/negro.
Separar tareas profesionales y privadas.
Tener una matriz única para compromisos profesionales y personales puede hacer que las cosas sean abrumadoras. Puede aumentar aún más la confusión. Para evitar estos problemas y asegurarse de que no se superpongan, cree matrices separadas para el trabajo y las tareas personales.
Limitación del número de tareas por cuadrante
Tener demasiadas tareas en un cuadrante complicará aún más las cosas. Así que limite el número de tareas en cada cuadrante a alrededor de siete u ocho. Esto ayuda a agilizar la gestión del tiempo de Matrix y garantizar que se realicen las tareas.
Las tesis centrales
La matriz de prioridades de Eisenhower demuestra ser una gran herramienta para organizar, priorizar y ejecutar sus tareas. Se puede utilizar tanto para tareas profesionales como personales. Con la Matriz de prioridades de Eisenhower, puede mejorar su productividad no solo en el trabajo, sino en todos los aspectos de su vida.