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La comunicación en equipo es un desafío en un lugar de trabajo híbrido Si bien el nuevo modelo de trabajo híbrido provocado por la pandemia aún está tomando forma, las empresas se encuentran en una fase experimental en la que están elaborando estrategias para un enfoque confiable para crear una transición sin problemas desde el trabajo de oficina tradicional. modelo a este modelo. Ser pionero en el cambio de la cultura laboral requiere una transformación integral de las políticas de recursos humanos, la jerarquía organizativa, las técnicas de gestión del trabajo y muchos otros aspectos de la organización.

Con base en las «Grandes Renuncias» masivas que han acompañado a la pandemia, está claro que los trabajadores de la fuerza laboral actual están buscando trabajos significativos que no solo paguen bien, sino que también ofrezcan la oportunidad de maximizar su potencial para marcar la diferencia y tener algún mejor equilibrio trabajo-vida. La novedad del concepto de trabajo híbrido ha creado la necesidad de un liderazgo creativo. La experiencia laboral y el compromiso de los empleados son importantes para retener a los mejores talentos. Además, los gerentes se ven obligados a ser más conocedores de la tecnología y más transparentes en las comunicaciones con sus empleados. Para los gerentes que ya tenían experiencia liderando personas en un entorno de oficina tradicional, la comunicación en equipo significaba principalmente reuniones cara a cara frecuentes o improvisadas con su equipo.

Administrar las comunicaciones del equipo en un lugar de trabajo híbrido es mucho más complejo. Los lugares de trabajo híbridos son una combinación de miembros del equipo en el sitio y remotos, lo que significa que toda la fuerza laboral no estará disponible en la oficina todos los días. El tipo de modelo de trabajo híbrido que eligen las empresas depende del ritmo de trabajo y la naturaleza de la industria. Se requieren las herramientas de software y las iniciativas de administración adecuadas para administrar con éxito una fuerza laboral distribuida en un entorno de trabajo híbrido.

Las mejores prácticas para administrar las comunicaciones del equipo en un lugar de trabajo híbrido

Cuando se trata de una comunicación de equipo eficiente, seguir un enfoque único para hacer las cosas no es efectivo. El liderazgo competente juega un papel crucial en la implementación de soluciones integrales para permitir una comunicación abierta y fácil. Lo que es más importante, en un equipo híbrido que incluye trabajadores remotos, los gerentes deben hacer un esfuerzo consciente para crear un espacio para la comunicación equitativa.

Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudar a los líderes de equipo a administrar las comunicaciones del equipo en un entorno de trabajo híbrido.

1. Proporcionar una imagen clara de los objetivos, funciones y expectativas

Cuando un equipo híbrido es una combinación de empleados que rotan entre trabajo remoto e in situ, o incluso trabajo remoto parcial, los gerentes deben asegurarse de que cada empleado sepa qué implica la descripción de su trabajo y cuáles son los objetivos de su equipo. Tanto los trabajadores en el sitio como los remotos deben recibir capacitación por igual sobre cómo desempeñar sus funciones y la estructura del flujo de trabajo. Los gerentes en un lugar de trabajo híbrido deben asegurarse de que los empleados estén alineados con la visión del equipo para evitar conflictos y confusiones innecesarias.

2. Formular una estrategia de reunión de equipo

Las reuniones son fundamentales para el funcionamiento de cualquier equipo. En las reuniones de equipo, las discusiones se convierten en decisiones procesables. Si bien es fácil organizar una reunión de equipo en un entorno de oficina junto con reuniones individuales, en un modelo híbrido, una reunión de equipo puede volverse complicada e improductiva si no se planifica bien. Los estudios han demostrado que tales reuniones conducen a la «fatiga de la reunión», lo que afecta la productividad de los empleados y reduce el tiempo disponible para concentrarse en sus tareas diarias.

Para los equipos de trabajo híbridos, seguir un programa de reuniones de equipo de rutina tiene un impacto positivo en la productividad y también puede brindar una oportunidad para las interacciones grupales informales. Antes de planificar una reunión de equipo híbrido, los gerentes deben considerar algunos factores importantes:

Una hora y un día fijos en los que se pueden programar reuniones de equipo de forma rutinaria (semanal o mensual).

Una comprensión clara del propósito de la reunión para evitar largas conversaciones que no conducen a ningún resultado.

El tipo de comunicación: virtual o presencial

Un espacio inclusivo donde los trabajadores remotos y presenciales pueden compartir abiertamente sus ideas y abordar sus inquietudes

3. Implementar protocolos estándar de comunicación y gestión del trabajo

Desarrollar un marco estratégico dentro del cual pueda tener lugar el trabajo en equipo es clave para el éxito en el entorno de equipo híbrido. Es especialmente importante proporcionar a los empleados pautas o instrucciones claras sobre cómo abordar sus trabajos de principio a fin. Por ejemplo, los empleados deben conocer los formatos y la ubicación de almacenamiento de archivos de la empresa, su administrador de informes asignado para cada tarea, el formato de hoja de tiempo del proyecto del equipo y los estándares de comunicación y colaboración que deben cumplirse en el sistema de gestión de proyectos del equipo. Esto es importante para unificar los procesos de trabajo de los miembros del equipo distribuido para que los gerentes puedan liderar el equipo sin muchos gastos generales.

No solo se deben implementar los protocolos, sino que los gerentes deben monitorear continuamente el cumplimiento y evaluar la efectividad. Las pautas establecidas deben ser constantemente revisadas y ajustadas de acuerdo con las necesidades del equipo y la eficiencia de los procesos de trabajo.

4. Aprovechar la innovación y la tecnología adecuada para gestionar las comunicaciones del equipo

En un lugar de trabajo híbrido, existe una alta probabilidad de sobrecarga de información y pérdida de información relevante a través del uso de múltiples plataformas de comunicación. Por ejemplo, las plataformas de comunicación basadas en la nube como Slack se utilizan a menudo para la comunicación oficial dentro del equipo. Pero el flujo constante de comunicaciones independientes en los canales del equipo puede hacer que sea muy difícil para los gerentes realizar un seguimiento de las comunicaciones del equipo que son importantes para ellos. Ahora imagine la complejidad de usar diferentes aplicaciones para llamadas telefónicas y correo electrónico al mismo tiempo. Es muy fácil ver las pilas de silos de información que causan estrés y pérdida de productividad.

La quinta edición anual de 2022 State of Remote Work informó que las empresas están invirtiendo en actualizaciones técnicas muy necesarias para resolver este problema de sobrecarga de información. El software basado en la nube que puede admitir no solo chats sino también llamadas, correos electrónicos, documentos compartidos en la nube y tareas ahora está disponible. Algunas herramientas innovadoras también abordan el problema de mostrar el contexto relacionado en cada comunicación para que la información se pueda entender y actuar fácilmente.

5. Responder a las necesidades de los empleados y resolver conflictos en una etapa temprana

El mundo del trabajo ha evolucionado y también lo ha hecho la fuerza de trabajo. Para muchos empleados acostumbrados a colaborar en una oficina física, el cambio repentino a un modelo híbrido de trabajo remoto es estresante. Un líder proactivo debe ser consciente de la salud mental de los empleados y escuchar para ayudar a los miembros del equipo a lidiar mejor con la situación cambiante. La empatía y la compasión son cualidades esenciales para que los gerentes lideren equipos híbridos.

La investigación ha demostrado que el agotamiento y la fatiga digital son problemas importantes para los trabajadores remotos. Los gerentes deben asegurarse de tomar medidas para simplificar los procesos de trabajo y dividir las tareas, y programar reuniones solo cuando sea necesario.

La gestión oportuna de conflictos es una habilidad esencial que los líderes deben poseer en el lugar de trabajo moderno. Los gerentes en un lugar de trabajo híbrido deben tener mucho tacto en la resolución de conflictos. Resuelve conflictos uno a uno e interviene en los obstáculos que dificultan el desempeño del equipo. Hacer la vista gorda ante los conflictos puede escalar aún más hacia una situación agravada que afecta en gran medida la atmósfera de trabajo en el equipo y conduce a una tensión innecesaria en el equipo.

6. Habilite la comunicación abierta fomentando un entorno inclusivo de confianza

La falta de socialización y vinculación es uno de los mayores defectos de un lugar de trabajo híbrido. La comunicación efectiva del equipo solo ocurre cuando los empleados sienten que pueden comunicar libremente sus ideas a colegas con quienes se sienten cómodos. Crear un canal para la comunicación del equipo significa crear un entorno abierto de confianza que fomente la creatividad y la innovación. Los empleados participan activamente en las conversaciones cuando se sienten valorados y escuchados, lo que proporciona un sentido de pertenencia y propósito. Un gerente efectivo debe motivar a su equipo a dar retroalimentación y compartir sus problemas relacionados con el trabajo para tratar seriamente de mejorar su desempeño.

En un lugar de trabajo híbrido donde las interacciones confidenciales o informales son limitadas, especialmente para los empleados remotos, los gerentes deben hacer un intento consciente de fomentar la conversación social y el diálogo entre los miembros del equipo.

Buen liderazgo: la clave para una comunicación de equipo efectiva en el lugar de trabajo híbrido

El advenimiento de la era laboral híbrida ha remodelado y redefinido muchos aspectos del mundo de los negocios. A medida que las organizaciones abordan problemas desconocidos en el lugar de trabajo y experimentan con conceptos emergentes, el papel de la administración moderna es permanecer ágil y adaptarse rápidamente a la realidad. Los gerentes que desean administrar de manera efectiva las comunicaciones del equipo deben crear un espacio que sea inclusivo, de apoyo, innovador, ágil y empático con los empleados.

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