Independientemente de los documentos con los que esté trabajando, es importante que tengan el formato adecuado. Y una portada de fax es una de las cosas más importantes a considerar. Le ayuda a dar la impresión correcta y demostrar que es un buen especialista. Además, debe asegurarse de que sus archivos lleguen de forma segura. Con una buena aplicación para iPhone, puedes cubrir todas las necesidades y editar tus documentos de forma informativa, concisa y profesional. ¡La buena noticia es que es fácil descargar una aplicación iluminada de App Store e instalarla en su dispositivo en unos segundos!
Siga leyendo para obtener algunos consejos útiles sobre elementos importantes para incluir en la portada de su fax.
Portada de fax: información importante
Comencemos con lo básico: ¿qué incluye la portada de un fax? Como es la primera página de cualquier documento cuando eres tú Enviar fax desde iPhonedebe contener la información más importante sobre su archivo, remitente y destinatario, etc. Si simplemente se salta una página de portada y no aprovecha al máximo su aplicación de fax, otras personas pueden acceder y validar el contenido de sus documentos que no están destinados a leer sus archivos.
Entonces, ¿cómo se envía un fax correctamente y con éxito? Hablando de información clave, queremos centrarnos en algunos elementos esenciales para incluir en las portadas de fax de su empresa:
- Declaración de propósito;
- su nombre y datos de contacto;
- correo electrónico y teléfono;
- número de fax;
- La información de contacto del destinatario;
- fecha y hora actuales;
- número de página;
- número de referencia.
Por supuesto, cierta información puede ser opcional y debe considerar el propósito de su documento y otras circunstancias al enviar un fax. Descorramos el telón sobre los elementos clave.
Declaración de propósito
La mayoría de los documentos comerciales tienen un formato bastante tradicional, especialmente cuando se trata de empresas y grandes corporaciones. Sin embargo, si desea que sus archivos se entreguen con éxito, debe hacerlos únicos y personalizarlos un poco. Por eso, sería una buena idea instalar una aplicación en tu iPhone que te permita editar archivos y agregar explicaciones. Ayude a sus destinatarios a comprender instantáneamente de qué se trata su mensaje.
Información del contacto
Independientemente de los archivos que desee enviar por fax, su nombre e información de contacto y la información de contacto de su destinatario siempre deben estar en una portada. Ya sea una carta, una foto, un contrato importante o un recibo, ciertamente no desea crear situaciones confusas. Así que simplemente complete los campos “Desde” y “Hasta” y ahorrará mucho tiempo y energía. Incluso si ya ha proporcionado alguna información en su declaración de propósito, es obligatoria una breve información sobre quién es usted y a quién está tratando de llegar.
teléfono y correo electrónico
Incluso si sabe cómo aprovechar al máximo su teléfono inteligente y usar una aplicación para enviar archivos mientras viaja, eso no significa que otras personas conozcan esta opción. Sería una buena idea proporcionar múltiples medios para que su destinatario pueda contactarlo al 100%.
número de fax
Por supuesto, no debe enviar ningún archivo sin especificar los números de fax. Si no proporciona información de contacto, ¿cómo cree que su destinatario se comunicará con usted? Sí, el teléfono y el correo electrónico pueden ser esa solución, pero a veces es más rápido y fácil enviar un fax, p. B. si fue a la persona equivocada.
Fecha y hora
Podrías pensar que este detalle no es tan importante y es un gran error. Por supuesto, si ha descargado una aplicación de tienda de aplicaciones Para compartir algunos archivos con tus amigos, puedes omitir este paso y enviar mensajes sin carátula. Pero, ¿y si te imaginas a personas que se ocupan de documentos todo el tiempo? Cuando se trata de un contrato comercial, ciertamente no desea que se pierda entre docenas de otros papeles. Usted indica la fecha y la hora en que espera que su archivo se entregue correctamente y se clasifique en el orden apropiado.
Hay otra forma de hacer referencia al documento con menos obstáculos: poner un número de referencia en la portada. Si trabaja con órdenes de compra, facturas, contratos y otros documentos importantes, este elemento es imprescindible.
número de página
Una buena aplicación de fax puede ayudarlo a numerar todas las páginas de sus documentos para que su destinatario pueda identificar qué hay en cada página. Hay situaciones en las que este elemento es realmente crucial, como cuando te has perdido algo importante y la persona que recibe el mensaje puede enterarse de inmediato.
Acuerdo de confidencialidad
Este elemento es opcional ya que la mayoría de los faxes no contienen información realmente confidencial. Sin embargo, si desea agregar una capa adicional de seguridad y proteger sus documentos de personas no autorizadas, puede agregar una página adicional.
Hablando de otra información relevante, hay muchos elementos que pueden ser útiles según tus objetivos. Por ejemplo, si está enviando varios documentos a la vez, sería útil incluir una lista de esos archivos para que su destinatario no pierda el tiempo hojeándolos. Colocar su logotipo en una portada es una excelente manera de aumentar el conocimiento de la marca y darle un toque profesional.